"이 업무, AI에 맡겨도 될까?"

학교 행정실에는 학생 정보가 있고, 개찰 전 가격이 있고,
되돌릴 수 없는 결재가 있습니다.
그래서 일반적인 AI 활용법은 우리 자리에서 절반만 맞는 말입니다.

이 책은 찬성도 반대도 하지 않습니다.
대신 선을 긋습니다.


■ 기준은 하나입니다. 되돌릴 수 있는가.

학교 행정실 업무 33종을 네 등급으로 나눕니다.

A등급 그대로 쓰는 일
B등급 초안만 받고 내가 고쳐 쓰는 일
C등급 쪼개서 맡기고 1차 자료를 다시 확인하는 일
D등급 손대지 않는 일

이체 실행, 급여 계산, 계약상대자 결정, 하자 책임 판단은
D등급입니다. 틀렸을 때 되돌릴 수 없기 때문입니다.


■ 모든 절이 같은 형식입니다.

① 이런 상황
② 프롬프트
③ 결과물
④ 검증 포인트
⑤ 한 줄 주의

기안문 작성과 문서별 어조 지정, 규정·지침 대조,
사양서와 과업지시서 검토, 예산 산출근거,
학교발전기금 문답, 민원 답변, 학교운영위원회 안건과
회의록, 감사 소명, 시설 점검과 사고 기록까지
행정실 실무 전반을 다룹니다.


■ 이 책이 지키는 원칙

이 책에는 금액 기준도, 점검 주기도, 조문 번호도 없습니다.
개정되면 그 순간 틀린 책이 되기 때문입니다.

대신 그것을 어디서 확인해야 하는지를 적었습니다.
"근거를 만들게 하지 말고 찾게 하라"가 이 책의 반복되는
문장입니다.


■ 혼자에서 우리로

마지막 부에서는 행정실 전문적학습공동체를 설계합니다.
유·초·중·고 학교급별 편성 기준과 12회차 커리큘럼,
그리고 1년간 모은 것을 후임자가 첫날 열어볼 수 있는
매뉴얼로 만드는 방법을 담았습니다.


■ 부록

1. 교육행정실 프롬프트 30선
각 카드는 '언제 · 프롬프트 · 검증 · 여기부터 판단'
네 칸으로 되어 있습니다.

2. 입력 금지 정보 체크리스트
한 장으로 뽑아 자리에 붙여두는 용도입니다.

3. 복사해 쓰는 서식 5종
하루 진단표, 업무 등급표, 프롬프트 카드,
사고 현장 기록, 실패 사례 기록


■ 이런 분께 권합니다

· 학교 행정실에서 일하는 분
· 교육행정 업무를 맡고 있는 분
· AI를 써보고 싶은데 어디까지 써도 되는지 모르겠는 분
· 업무 매뉴얼을 만들어 후임자에게 넘기고 싶은 분


■ 마지막으로

작성 시간을 줄이는 이유는 시간을 아끼기 위해서가 아닙니다.
그 시간을 판단에 쓰기 위해서입니다.

행정의 무게중심은 집행에서 기획과 서비스로 옮겨가고 있습니다.
이 책은 그 이동을 위한 실무 기록입니다.

이 책을 덮고 딱 하나만 하신다면,
자기만의 프롬프트를 한 장 만드시기를 권합니다.
책은 남의 경험이지만, 그 한 장은 내 경험입니다.

목차


1부. 시작 전에 정할 것

1장. 행정실장의 하루를 시간 단위로 뜯어보기
· 1-1. 어느 목요일, 실제 기록
· 1-2. 우리 하루를 이루는 세 가지 시간
· 1-3. 진짜 문제는 총량이 아니다
· 1-4. 그래서 어디에 넣을 것인가
· 1-5. 실습 — 나의 하루 진단표

2장. AI가 대신할 수 있는 일과 절대 못 맡길 일
· 2-1. 왜 정확도가 아니라 가역성인가
· 2-2. 네 개의 등급
· 2-3. 학교 행정실 업무 33종 등급표
· 2-4. 이 표를 잘못 읽는 세 가지 방식
· 2-5. 실습 — 우리 학교 등급표 만들기

3장. 시작 전 반드시 정하는 세 가지 원칙 — 보안·검증·기록
· 3-1. 세 개의 질문으로 거른다
· 3-2. 학교 행정실 입력 금지 목록
· 3-3. 지우지 말고 바꿔라
· 3-4. 한 가지 더 — 업무망과 인터넷망
· 3-5. 딱 하나만 기억하면 된다
· 3-6. 근거는 3단으로 확인한다
· 3-7. 검증하지 않아도 되는 것
· 3-8. 감사관이 물으면 답할 수 있는가
· 3-9. 남길 것과 안 남길 것
· 3-10. 프롬프트 카드 서식
· 3-11. 실습 — 우리 행정실 3원칙 선언문

2부. 문서와 공문 — 가장 먼저 바뀌는 자리

4장. 기안문 초안 10분 만에 만들기
· 4-1. 기안문이 오래 걸리는 진짜 이유
· 4-2. 기안문은 네 덩어리다
· 4-3. 5줄 입력법
· 4-4. 사례 1 — 물품 구입 기안
· 4-5. 사례 2 — 대외 발송 공문
· 4-6. 한 번 만든 프롬프트를 다시 쓰는 법

5장. 회신 공문·알림장·가정통신문 톤 조절
· 5-1. "친절하게 써줘"가 실패하는 이유
· 5-2. 어조를 정하는 두 개의 축
· 5-3. 어조 지정 카드 4종
· 5-4. 사례 1 — 가정통신문
· 5-5. 사례 2 — 상급기관 제출 회신 (지연 사유 포함)
· 5-6. 하나의 내용, 세 방향

6장. 규정·지침 대조와 근거 조항 찾기
· 6-1. 두 가지 방향 — 끌어오기와 읽어내기
· 6-2. 등급은 내가 내릴 수 있다
· 6-3. 그러면 원문은 어디서 구하는가
· 6-4. 사례 1 — 지침 안에서 기준 찾기
· 6-5. 사례 2 — 개정 전후 대조표 만들기
· 6-6. 원문이 손에 없을 때 — 조문을 묻지 말고 목차를 물어라

3부. 계약·회계 실무에 AI 붙이기

7장. 사양서와 과업지시서 검토
· 7-1. 사양서 검토가 어려운 이유
· 7-2. 검토보다 먼저 필요한 것 — 기준 목록
· 7-3. 학교 물품·용역 공통 점검 항목
· 7-4. 사례 1 — 우리 사양서에서 빠진 것 찾기
· 7-5. 사례 2 — 업체 제출 사양 양방향 대조
· 7-6. 여기서 멈춘다 — 판정은 내가 한다

8장. 예산 산출근거 정리와 오류 잡기
· 8-1. 감사관이 실제로 보는 것
· 8-2. 산출근거의 네 요소
· 8-3. 진짜 사고는 산수에서 나지 않는다
· 8-4. 사례 1 — 산출근거 구조 점검
· 8-5. 사례 2 — 산출근거를 문장으로 옮기기
· 8-6. 계산은 어디서 하는가

9장. 학교발전기금·세입세출 문답 처리
· 9-1. 문답 업무가 위험한 이유
· 9-2. 답을 만들지 말고, 문답집을 만들어라
· 9-3. 발전기금 문답의 3단 구조
· 9-4. 사례 1 — 원문에서 문답집 만들기
· 9-5. 사례 2 — "안 됩니다"를 말하는 답변
· 9-6. 답하지 않는 것도 답이다

4부. 사람을 상대하는 업무

10장. 민원 답변문 3단계 설계
· 10-1. 민원은 세 겹이다
· 10-2. 3단계 설계
· 10-3. 가장 위험한 것은 초안이 잘 나오는 것이다
· 10-4. 사례 1 — 민원 분해하기
· 10-5. 사례 2 — 답변문 작성
· 10-6. 사과의 범위

11장. 학교운영위원회 안건·회의록 정리
· 11-1. 설명자료의 목적은 이해가 아니라 판단이다
· 11-2. 안건 설명자료 네 요소
· 11-3. 용어는 남기고 뜻을 붙인다
· 11-4. 사례 1 — 안건 설명자료 만들기
· 11-5. 사례 2 — 회의록 정리
· 11-6. 요약하면 안 되는 세 가지

12장. 감사 대비 자료 소명 논리 세우기
· 12-1. 감사관이 묻는 것은 동기가 아니다
· 12-2. 먼저 정한다 — 다툴 것인가 인정할 것인가
· 12-3. 소명 논리 3단 구조
· 12-4. 사례 1 — 지적사항 분해와 근거 목록
· 12-5. 사례 2 — 소명서 작성
· 12-6. 진짜 감사 대비는 평소에 끝난다

5부. 시설·안전·자산

13장. 점검표 자동 생성과 이력 관리
· 13-1. 때를 놓치면 되돌릴 수 없다
· 13-2. 행정실의 일은 점검이 아니라 증명이다
· 13-3. 이 장에서 가장 위험한 유혹
· 13-4. 사례 1 — 연간 점검 달력 만들기
· 13-5. 사례 2 — 점검 결과와 지적사항 이력화
· 13-6. 이력은 '있는 것'이 아니라 '찾을 수 있는 것'

14장. 사고·하자 대응 문서 작성
· 14-1. 급할수록 기록이 중요한 이유
· 14-2. 현장에서 적는 여섯 줄
· 14-3. 본 것만 적는다 — 원인은 적지 않는다
· 14-4. 사례 1 — 현장 메모를 보고문으로
· 14-5. 사례 2 — 단정하지 않고 요구하기
· 14-6. 사고 문서의 수신자는 미래다

6부. 혼자에서 우리로

15장. 행정실 전문적학습공동체, 이렇게 만든다
· 15-1. 왜 하필 학습공동체인가
· 15-2. 교원 모델을 그대로 옮기면 실패한다
· 15-3. 배우는 모임이 아니라 만드는 모임
· 15-4. 구성과 규모 — 학교급으로 묶는다
· 15-5. 운영 리듬
· 15-6. 12회차 표준 커리큘럼
· 15-7. 반드시 남기는 산출물 3종
· 15-8. 이렇게 하면 망한다
· 15-9. 예산과 근거, 그리고 복무
· 15-10. 실습 — 첫 모임 설계하기

16장. 업무 매뉴얼화 — 우리 학교 표준 프롬프트 만들기
· 16-1. 매뉴얼이 안 읽히는 이유
· 16-2. 무엇을 담고 무엇을 담지 않는가
· 16-3. 표준 프롬프트집의 구조
· 16-4. 사례 1 — 카드 묶음을 표준집으로 정리하기
· 16-5. 사례 2 — 후임자를 위한 첫날 안