“우리는 쓸데없는 일을 너무 많이 하고 있다!”

번잡한 업무는 덜어내고 성과는 앞서가는 ‘일 안 하기의 기술’을 익혀라!

불필요한 일은 빼고 삶의 즐거움은 더하는 업무 습관

 

일을 잘하면 일에 허덕이지 않게 될까? 일을 빨리 끝내면 개인 시간이 늘어날까? 정답은 모두 “아니요”다. 일을 빨리 마무리하면 곧바로 그다음 일이 나타나고, 일을 잘할수록 더 많은 일을 떠맡게 된다. 《일 안 하기의 기술》은 그런 ‘일잘러’의 역설을 넘어 일에 휘둘리지 않는 업무 습관을 구축하는 법을 알려준다. 일에 압도되는 사람과 압도되지 않는 사람의 차이는 유능함이 아니다. 끝없이 생겨나는 일에 짓눌리지 않기 위해서는 불필요한 일을 없애야 한다. 불필요한 생각, 복잡한 작업 절차, 너무 많은 연락, 안 해도 될 실수만 줄여도 할 일이 반 토막 난다.

《일 안 하기의 기술》의 저자 나카무라 가즈야는 일을 잘할수록 더 바빠지는 역설을 직접 경험한 후 데이터 사이언티스트이자 생산성 향상 전문가로서 일에 치이지 않고 효율적으로 일을 줄이는 법을 연구했다. 책은 각종 과학적 연구와 논문을 통해 증명된 ‘일 없애는’ 업무 습관을 소개한다. 책에 소개된 다양한 방법들은 어렵지 않아 누구라도 따라할 수 있다. 《일 안 하기의 기술》과 함께 일은 줄이고 내 시간은 늘리는 습관을 만들어보자.

[목 차]

들어가며: ‘빠르게’에서 ‘줄이기’로

 

1장 일을 줄인다는 사고방식

왜 개인 시간은 늘어나지 않을까?

효율을 높인다고 행복해지는 건 아니다

줄인다는 생각이 양질의 업무로 이어진다

해야 할 일을 줄여야 여유로워진다

 

2장 쓸데없는 생각을 줄인다

사고의 엔트로피 증가 법칙

생각을 정리하는 외재화 기술

‘해야 할 일’과 ‘하면 안 되는 일’

우선순위를 정하고 불필요한 사고를 덜어낸다

 

3장 쓸데없는 작업을 줄인다

스스로 희생해서 일을 떠맡지 않는다

내가 안 해도 되는 방법을 생각한다

부탁을 들어주게 만드는 금단의 기술

오늘 할 일은 여섯 가지로 좁힌다

일을 빨리 끝내면 업무의 질이 올라간다

가설을 세우는 습관이 일을 줄인다

기기를 효율적으로 사용하면 일이 줄어든다

자료는 최대한 만들지 않는다

 

4장 내 차례를 줄인다

일은 ‘공을 누가 들고 있느냐’의 문제다

스스로 공을 늘리지 않는다

‘몰라서’ 고민하다 보면 내 시간이 사라진다

일의 의미를 생각하기 시작했다면 주의!

잡념이 생기는 원인과 휴식 상태 네트워크

 

5장 메일을 줄인다

메일 주고받는 횟수를 줄인다

최적의 소통 수단을 선택하면 일은 줄어든다

메일 확인 횟수를 줄인다

극단적이지만 효과적인 개인 메일 주소 폐지

메일은 확인하자마자 회신한다

 

6장 실수를 줄인다

오류투성이 실수 대처 방안

인적 오류는 왜 발생할까?

혼자서도 가능한 과학적 검토 방법

일을 빈틈없이 쪼개 나열한다

잘 모를 때는 그 자리에서 질문한다

실수를 비난하면 실수가 더 많이 일어난다

 

끝내며: 여유 시간이 새로운 도전으로 이어진다

[본 문]

우리는 목표를 잘못 잡아서는 안 된다. 우리의 목표(이상)는 ‘(틈새 시간 등을 활용해서)일정을 빽빽이 채우는 것’이 아니다. 일정을 가득 채우고 나면 바쁜 날들이 우리를 기다리고 있을 것이다. 이것이 당신이 원하는 이상적인 상태인가? 우리가 지향해야 할 목표는 일정에 여유가 있는 상태다. 여유가 있으면서 성과까지 낸다면 두말할 나위 없이 좋을 테다. 나중에 다루겠지만 일정에 여유가 있는 사람일수록 더 좋은 성과를 낸다는 사실이 과학적으로도 증명되었다.

-p.23~24, 1장 「일을 줄인다는 사고방식」 중에서

 

고민 끝에 좋은 결론에 이르면 좋겠지만 대부분은 고민하는 단계에서 지금 갖고 있는 지식만으로 제대로 된 결론을 내지 못한다. 고민하고 있다는 사실을 깨달은 순간, 생각을 멈춰보자. 억지로 고민하기보다 자연스럽게 새로운 관점의 아이디어가 떠오르는 순간을 기다리는 편이 시간을 더 효율적으로 사용하는 방법일 수 있다.

-p.59, 2장 「쓸데없는 생각을 줄인다」 중에서

 

이처럼 사람은 현재의 이익과 미래의 이익 중 현재의 이익을 더 중시한다. 미래보다 현재를 더 중시하는 경향을 ‘가치 폄하 효과(Hyperbolic discounting)’라는 개념으로 설명할 수 있다. 이 이야기를 꺼낸 이유는 요청을 할 때도 가치 폄하 효과를 이용할 수 있기 때문이다. 가치 폄하 효과를 적용하면 일을 부탁받은 상대의 저항감과 불쾌감을 크게 낮출 수 있다.

-p.80, 3장 「쓸데없는 작업을 줄인다」 중에서

 

일을 캐치볼에 비유할 때는 누가 공을 들고 있는지 고려해야 한다. 공을 들고 있는 사람이 다음 행동을 해야 할 의무가 있기 때문이다. 상사가 당신에게 공을 던지면 당신이 공을 받았으므로 일을 해서 상사에게 결과물을 제출해야 한다. 상사에게 확인해 달라고 결과물을 제출하면 공은 당신에게서 상사 쪽으로 넘어가므로 이번에는 상사가 확인하는 일을 할 책임을 지게 된다.

-p.129, 4장 「내 차례를 줄인다」 중에서

 

그렇다면 우리는 하루에 몇 번 정도 메일을 확인하는 것이 좋을까? 브리티시컬럼비아대학교 엘리자베스 던(Elizabeth Dunn) 교수의 연구팀에서는 메일 확인을 하루에 세 번으로 제한하면 제한하지 않았을 때에 비해 스트레스가 크게 줄어든다고 짚었다. 이 연구는 메일 확인 횟수가 적을수록 행복도가 높아질 수 있다는 사실을 알려준다. 그러므로 부디 메일 확인 횟수를 줄이는 방안을 검토해 보길 바란다.

-p.168, 5장 「메일을 줄인다」 중에서

 

일반적으로 실수가 일어났을 때 재발 방지책으로 여러 사람이 확인하는 방식이 남발되고 있다. 좋지 않은 경향이다. “앞으로는 여럿이 확인합시다!”라고 누군가가 선언하면 그 말을 들은 사람은 “앞으로는 충분히 인력을 투입해서 실수를 예방하려나 보다”라는 식으로 호의적으로 받아들일 가능성이 있다. 그렇기 때문에 여러 명이 확인하는 방식이 손쉽게 남발되는 것이다. 만약에 여러 사람이 확인하는 대책밖에 강구하지 않는다면 그것은 근본적인 대책을 마련하길 포기하는 것과 같

다.

-p.186, 6장 「실수를 줄인다」 중에서