묻기엔 사소하지만, 모르면 헤맨다!

일과 인생의 균형을 지키는 ‘시간 효율’의 기술 100가지

‘일단 앉아서 열심히 하면 뭐라도 되겠지!’ 그저 열심히 하면 자연스레 성과가 따라올 것이라고 믿지만, 흔히들 하는 착각이다. 우직하게 일하는 태도가 나쁜 것은 아니지만 유능하다고 볼 수도 없다. 회사는 ‘높은 성과를 내는 것’을 바라기 때문이다. 성과를 내지 못하면 그토록 치열하게 일에 매진했던 시간마저도 무의미하게 집과 회사를 왕복한 것으로 전락하고 만다.

그러면 야근은 물론이고 주말까지 반납하며 근무 시간을 대폭 늘려서 어떻게든 성과를 내는 게 좋은 생각일까? 그렇지 않다. 직장이라는 영역에서 좋은 실적을 남겼다는 보람은 느끼겠지만, 당신의 삶이라는 넓은 관점에서는 ‘대체 내 인생에서 직장 외에 무엇이 남았지?’라며 허탈한 감정을 느낄 가능성이 크다. 포인트는 ‘생산성은 그대로 유지하되, 근무 시간은 단축하는 것’이다.

일의 퀄리티와 짧은 근무 시간은 양립할 수 없다는 생각은 편견에 불과하다. 세상에는 매일 수백 통씩 쏟아지는 이메일을 빠르게 처리하고, 여러 회의에 참석하며, 수십에서 수백 명의 부하 직원을 거느리는 리더들이 실제로 존재한다. 그들은 방대한 양의 업무를 처리하면서도 칼같이 퇴근하여 자신의 삶을 즐긴다. 그걸 가능하게 만드는 것이 ‘시간 효율’의 기술이다.

《퇴근은 칼같이, 일은 완벽하게》의 저자 모리타 유키는 20여 년간 바클레이즈, 드레스너 클라인워트(현 알리안츠), 아메리칸 인터내셔널 그룹 등 글로벌 금융 기업의 임원들을 보좌하며 배운 시간 효율의 기술을 이 책에 담았다. 끝날 줄 모르는 야근에 지친 직장인이라면 같은 시간으로도 더 많은 일을 해내는 시간 효율의 기술을 살펴보자. 커뮤니케이션 오류를 줄이는 이메일 작성법부터 외부 미팅을 한 번에 성사시키는 방법까지. 근무 시간은 절반으로 줄이고, 성과는 두 배로 늘리는 업무 노하우 100가지를 제시하는 책이다.

[목 차]
  

프롤로그

 

도입 업무를 빠르게 끝내기 위한 마음가짐

01 ‘단순한 시간 단축’과 ‘시간 효율이 좋은 방법’의 차이

02 시간 효율을 높이는 목적을 생각한다

03 ‘시간이 있으면 하고 싶은 일’을 정해 본다

04 ‘무조건 열심히’는 이제 그만

05 바쁠수록 ‘왜?’를 헤아린다

06 ‘하지 않는다’는 선택지도 있다

 

1장 시간을 가치 있게 쓰는 법

07 즐거운 일정부터 확보한다

08 일정을 세우는 데에 시간을 들인다

09 먼저 업무의 전체적인 프로세스를 파악한다

10 협업할 관계자가 많은 일부터 시작한다

11 ‘예비 시간’을 확보한다

12 소요 시간은 경험치의 1.2배로 잡는다

13 회의는 15~30분 여유 있게 잡는다

14 외근은 이동 범위를 최대한 작게

15 친해지고 싶은 사람은 식사 시간에 만난다

16 취소하기 힘든 약속을 잡는다

17 급한 부탁은 퇴근 전에 끝낼 수 있는지 판단한다

18 퇴근 15분 전에 일정을 조정한다

19 캘린더 앱을 적극적으로 활용한다

20 할 일은 전날 밤에 정한다

21 출근 시간에 오늘 하루를 시뮬레이션한다

 

2장 이메일 및 업무 채팅의 효율화

22 이메일의 회신 순서를 구분한다

23 서식을 활용해 효율적으로 대응한다

24 이메일을 작성할 때 명심할 세 가지 포인트

25 일정 조율 시에는 선택지를 제시한다

26 답장이 필요치 않음을 미리 밝힌다

27 예약 발송 기능을 활용한다

28 이메일은 꼭 필요한 것만 보관한다

29 수신함을 업무 관리에 활용한다

30 수신자와 첨부 파일은 최소한으로

31 답신은 적절한 시점에 끊는다

32 이메일과 메신저는 적절히 병행한다

33 메신저 기능을 효율적으로 사용한다

 

3장 일이 잘 풀리는 업무 환경 만들기

34 5분 안에 끝낼 수 있는 일부터 시작한다

35 업무에 필요한 자료는 미리 준비한다

36 업무는 종류별로 구분해서 처리한다

37 집중력이 흐트러지면 짧은 휴식을 취한다

38 떠오른 업무는 바로 포스트잇에 적는다

39 점심은 붐비지 않는 시간대에 해결한다

40 자투리 시간에 처리할 업무 리스트를 만든다

41 방해 요소가 없는 환경을 만든다

42 여유가 생기면 다음 업무를 챙긴다

43 자주 하는 업무는 매뉴얼로 만든다

44 회의용 자료는 핵심 내용만 담는다

45 완성도가 30%일 때 피드백을 받는다

46 활기찬 음악으로 지루함을 예방한다

47 좋아하는 것으로 의욕을 끌어올린다

48 책상 위에 간식을 두지 않는다

49 비상 상황을 대비한 물건은 항시 구비한다

50 일어나지 않은 일에 시간을 쓰지 않는다

51 퇴근 시에는 책상 위를 정리한다

 

4장 스트레스를 받지 않는 작업 요령

52 내게 적합한 전자 기기를 구비한다

53 디스플레이는 여러 개 사용한다

54 수신함은 항상 곁눈질로 확인한다

55 불필요한 데이터는 과감하게 지운다

56 파일명에 키워드를 두 개씩 넣는다

57 자주 쓰는 앱은 원클릭으로 실행되도록 설정한다

58 웹사이트를 저장할 때는 이름을 바꾼다

59 비밀번호는 자동 입력 기능으로 저장한다

60 새로운 툴이 항상 유용한 건 아니다

61 음성 입력 기능을 활용한다

62 문서는 편집할 수 있는 상태로 공유한다

63 AI를 어시스턴트로 쓴다

 

5장 일이 쉬워지는 커뮤니케이션 노하우

64 회의 시간은 짧게 잡는다

65 필수적이지 않은 회의는 채팅으로 대체한다

66 아젠다는 회의 이틀 전에 수집한다

67 회의실 예약 시에는 시간과 공간을 고려한다

68 서로의 장단점을 파악하여 일을 배분한다

69 다음 사람에게 전달하는 업무는 신속하게

70 부탁할 때는 이점을 함께 제시한다

71 외부 미팅은 사전 조율을 거친다

72 논의는 구체적으로 여러 번 반복한다

73 이미지나 음성이 텍스트보다 명확하다

74 성공 사례를 따른다

75 진행 상황과 목표는 항상 공유한다

76 모든 업무에 마감 기한을 설정한다

77 감사 인사는 사진을 활용하여 전달한다

78 마감일은 며칠 빠른 날짜로 전달한다

79 업무 일지는 날마다 공유한다

80 통념으로 상대를 통제하지 않는다

81 프로젝트가 끝나면 함께 식사한다

82 고마운 상대에게는 작은 선물을 한다

 

6장 삶이 만족스러워지는 작은 습관

83 아무리 바빠도 최소 7시간은 잔다

84 결정적 순간을 위한 아이템을 갖춘다

85 마음에 드는 아침 루틴을 만든다

86 가벼운 운동으로 컨디션을 파악한다

87 업무 모드의 온 앤 오프를 구분한다

88 탄수화물 섭취량을 줄인다

89 건강한 식습관을 만든다

90 야근할 수 없는 날이라고 선언한다

91 성취감을 느끼는 업무 방식을 만든다

92 80%면 충분하다고 생각한다

93 취미는 평일 저녁에 즐긴다

94 멀티태스킹으로 시간을 알차게 쓴다

95 여유 시간에 자잘한 일을 처리한다

96 장소를 바꿔서 자극을 준다

97 귀가 후 루틴도 만든다

98 나의 행복을 위한 날을 정한다

99 휴가 중에는 자동 회신을 설정한다

100 효율성을 과도하게 추구하지 않는다

 

에필로그

[본 문]
  

‘속도를 올리면 같은 시간에 더 많은 일을 할 수 있으니 시간 효율도 올라가겠지?’ 이런 생각으로 무작정 작업 시간을 줄이려고 애쓰는 사람들이 있습니다. 전혀 틀린 말은 아니지만, 오로지 시간을 단축하는 데 집중하다 보면 부실한 결과물이 나오기 쉽습니다. 왜 그럴까요? 작업물의 품질, 완성도, 상대방의 만족도 같은 본질적인 요소들을 놓쳐 버리기 때문입니다. _22쪽

 

또한 이메일을 새로 보낼 때나 답장할 때, 자신을 참조인으로 넣는 게 효과적입니다. 그러면 회신한 이메일이 여러분의 수신함에도 들어오므로 해당 메일이 ‘답장을 기다리는 상태’임을 눈에 띄게 표시할 수 있습니다. _93쪽

 

짧게 물어볼 일인데도 이메일을 쓰는 것은 비효율적이고, 반대로 장문의 내용을 메신저로 보내는 것도 적절하지 않습니다. ‘간단한 질문이나 확인’은 메신저, ‘기록을 남겨야 하거나 내용이 길고 복잡한 커뮤니케이션’은 이메일을 권장합니다. _99쪽

 

‘A사’를 하나의 단위로 설정해서 1) 견적서 작성, 4) 제안서 작성 업무를 연달아 처리하는 쪽이 훨씬 피로감이 적습니다. 게다가 A사에 견적서를 발송할 타이밍에 맞춰서 3) C사의 이메일에도 회신하고, 2) B사 관련 이메일 이력을 확인한 뒤에 바로 프로젝트 자료를 만들면 수신함을 여는 일도 한 번으로 끝낼 수 있습니다. _113쪽

 

반대로 당신이 누군가에게 자료 작성 업무를 맡기는 입장이라면, 서로의 수고를 줄이기 위해서라도 처음부터 ‘자료의 목적과 최종 목표’를 충분히 공유하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 그 자료가 고객을 유치하기 위한 것인지, 사내 임원에게 보일 프레젠테이션 자료인지에 따라 필요한 정보나 구성 방식이 완전히 달라지기 때문입니다. _131쪽

 

이메일의 제목이나 본문도 마찬가지입니다. 어떤 단어가 들어가면 나중에 검색할 때 좋을지를 염두에 두고, 해당 키워드를 포함해서 작성합시다. 받은 이메일에 회신할 때도 이런 점을 의식하면 검색 효율이 훨씬 높아집니다. _155쪽

 

회의는 짧게 하면 안 된다고 생각하실 수도 있지만, 시간을 효율적으로 쓰고 싶다면 무의미한 회의는 과감히 없애야 합니다. 굳이 시간을 조정해 여러 사람을 붙잡고 무익한 시간을 보내는 게 오히려 시간 낭비의 극치가 아닐까요? _172쪽

 

외부 사람들과 협의할 때는 기본적으로 내부에서 방향성을 정한 다음에 결정 사항을 가지고 가야 합니다. 그러기 위해서는 내부에서 예산, 일정, 요청하고 싶은 내용 등의 허용 범위를 구체적으로 정해야 하겠죠. _187쪽

 

프로젝트 참가자나 외주업체에 지시를 내릴 때는 프로젝트의 마감 일정을 비롯하여 프로젝트의 목적, 타깃층 등을 포함한 최종 목표까지 세부적으로 공유해야 합니다. 핵심은 성과물이나 최종 목표를 시각화하는 겁니다. _192쪽

 

심리학적으로도 행운의 아이템은 집중력을 높이고 수행 능력을 끌어올리는 데 도움이 된다고 알려졌습니다. 쉽게 말하면, 일을 잘 풀리게 만들어 주는 도구인 셈이죠. 중요한 고객사를 방문할 때 착용하는 손목시계, 마감 직전에 듣는 음악, 미팅 전에 먹는 과일, 특별한 날에 입는 원피스 등 무엇이든 자유롭게 정할 수 있습니다. _217쪽

 

시간 효율을 높이는 건 어디까지나 ‘목적’이 아니라 ‘수단’입니다. 효율적으로 일해서 스트레스를 줄이고, 야근이나 집에서 일하는 상황을 만들지 않으며, 개인적인 시간을 즐기기 위한 수단이죠. 시간 효율 향상 자체가 목적이 되면, 이해득실이나 효율 만능주의에 빠져 인생을 즐길 수 없습니다. _248~249쪽

 

단순히 여유 시간을 확보하는 것보다는 그렇게 얻은 시간을 어떻게 쓰느냐가 진정한 행복을 좌우하기 때문입니다. _252쪽