상대방에게 잘 전해지는 대화의 방법
잘 전달하는 설명의 방법
설명의 일류가 되기 위한 책

어떤 분야든 ‘일류’ ‘최고’ ‘달인’이라고 불리는 사람들이 존재한다. 비즈니스 분야도 마찬가지다. 저자는 지금까지 1만 회에 달하는 ‘상대방에게 잘 전달하는 설명의 방법’, ‘말하기 방법’에 관한 세미나를 진행했다. 그리고 셀 수 없이 많은 비즈니스맨과 경영인을 만나왔다. 세미나와 연수를 진행하다 보면 100명에 1명꼴로 설명하는 데, 탁원한 재주를 가진 사람을 만난다.
‘결론부터 말한다.’
‘구체적인 근거를 제시한다.’
‘포인트는 세 가지로 정리한다.’
이런 수준의 설명이 아니다. 그들은 이를 훨씬 뛰어넘는 최고 수준의 설명 방법을 알고 있고 더 좋은 방법을 위해서 끊임없이 연구한다. 이 책은 그런 설명의 일류가 실천하고 있는 모든 설명의 방법을 수록했다. 그리고 ‘삼류는 이렇게 한다, 이류는 이렇게 한다, 그렇다면 일류는 어떻게 할까?’의 순서로 집필했다. 또한 누구라도 간단하게 일류의 설명하는 방법을 익힐 수 있도록 구체적인 답을 준비했다. 분명히 당신도 즐겁고 재미있게 그 방법을 익힐 수 있을 것이다. ‘설명하는 힘(說明力)’을 기르면 당신의 커뮤니케이션 능력은 눈에 띄게 좋아질 것이다.

당신도 꼭 설명의 ‘파워’를 느껴보길…
분위기에 휩쓸리지 않고 자신이 말하고 싶은 것을 명확하게 언어로 전달할 수 있게 될 것이다. 무엇보다 업무적인 측면에서 좋은 결과가 나타날 것이다. 설명을 잘못해서 고생하는 사람, 자신조차도 무슨 말을 하고 있는지 모르겠는 사람, ‘그래서 결론이 뭐야?’라는 핀잔을 자주 듣는 사람 등. 이제 안심하길 바란다.
이 책을 읽고 ‘일류의 설명하는 방법’을 터득하면 분명히 당신도 다른 사람에게 그 방법을 전수할 수 있는 수준까지 올라갈 것이다. 저자가 바로 그 증거다. 설명의 하수로 형편없는 영업 실적으로 고생했던 저자가 지금은 ‘상대방에게 잘 전달하는 설명하는 방법’, ‘말하기 방법’을 가르치는 비즈니스 스쿨을 운영하고 있지 않은가? 노력과 재능은 아무 관계없다. 설명을 잘하기 위한 방법론이 있을 뿐이다. 이 책은 ‘상대방에게 잘 전달하는 설명하는 방법’ 세미나의 1만 회 분에 해당하는 방법(METHOD)을 응축한 것이다. 분명히 당신의 ‘설명하는 힘’을 향상시키는 지침서가 될 것이다.

‘자신이 자신이라는 사실’을 음미해 보는 시간
이 책에는 45가지의 설명 방법이 실려 있다. 일단 그중에서 한 가지 방법을 뽑아 보자. 그리고 실천해 보자. 분명 성과가 나타날 것이다. 그리고 하나 더, 그리고 하나 더 실천해 보자. 자신도 모르는 사이에 사내에서 당신을 이길 사람이 없을 만큼 당신은 설명의 일류가 되어 있을 것이다.
마지막 항목으로 ‘자신의 존재 의미를 설명한다’라는 내용을 다뤘다. 사실 저자는 그 항목부터 집필하기 시작했다. 단 한 번뿐인 인생, 가장 의미 있는 설명이라고 생각했기 때문이다. 반드시 자신의 존재 의미와 가치를 모색하고 설명한다. 그리고 자신의 존재 의미를 승화시킨다. 설명을 못한다고 생각하는 사람도 상사에게 혼이 나는 사람도 자신감을 잃은 사람도 괜찮다. 이 책을 집어 든 당신에게 이미 각성은 시작되었다. 사람은 변할 수 있다. 지금 이 순간부터다.

[목 차]

들어가며

Chapter 1 상대방에게 잘 전달하는 설명

◆ 이야기의 정리
삼류는 생각나는 대로 말하고
이류는 빠짐없이 중복되지 않도록 말한다
일류는 어떻게 말할까?
◆ 이미지를 떠올릴 수 없을 때
삼류는 애매모호하게 설명하고
이류는 자세하고 길게 설명한다
일류는 어떻게 설명할까?
◆ 지식이 없는 사람에게 설명할 때
삼류는 잘 전달하지 못하고
이류는 자세하게 설명한다
일류는 어떻게 설명할까?
◆ 정보를 전달하는 방법
삼류는 정보를 정리하지 못하고
이류는 일사분면으로 설명한다
일류는 어떻게 설명할까?
◆ 설명의 상세한 정도
삼류는 너무 대략적이라 이해하기 힘들고
이류는 너무 자세해서 듣기 힘들다
일류는 어느 정도로 상세하게 설명할까?
◆ 숫자를 이용한 설명
삼류는 감각치(感覺値)로 설명하고
이류는 구체적인 숫자로 설명한다
일류는 어떻게 설명할까?
◆ 요약하기
삼류는 요점을 정리하지 못하고 장황하게 설명하고
이류는 어떡해서든 요약하려고 한다
일류는 어떻게 요약할까?
◆ 순서나 절차를 설명할 때
삼류는 구두로 설명하고
이류는 엄청난 양의 자료로 설명한다
일류는 어떻게 설명할까?

Chapter 2 설명의 구조를 짜는 방법

◆ 적절한 시간 설정
삼류는 막연하게 설정하고
이류는 설명의 양을 보고 설정한다
일류는 무엇을 기준으로 설정할까?
◆ 설명의 준비
삼류는 프로세스부터 생각하고
이류는 결론부터 생각한다
일류는 무엇부터 생각할까?
◆ 연역법
삼류는 설명이 이치에 맞지 않고
이류는 사실을 중시하고 결론을 이끌어 낸다
일류는 무엇을 중시할까?
◆ 귀납법
삼류는 아무 근거도 없이 말하고
이류는 사실을 열거하며 말한다
일류는 어떻게 말할까?
◆ 문제 해결
삼류는 문제를 파악하지 못하고
이류는 문제를 분해해서 생각한다
일류는 어떻게 생각할까?
◆ 체계적으로 요약하기
삼류는 이야기가 따로 놀고
이류는 어떡하든 정리해서 요약하려고 한다
일류는 어떻게 요약할까?
◆ 급박한 보고
삼류는 말문이 막혀서 버벅대고
이류는 ‘소감’을 전달한다
일류는 무엇을 말할까?
◆ 길을 안내할 때
삼류는 그 자리에서 도망치고
이류는 현 위치부터 설명한다
일류는 어떻게 설명할까?

Chapter 3 설득력을 높이는 설명

◆ 설득하고자 할 때
삼류는 설득하는 설명의 흐름이 없고
이류는 PREP법을 활용해서 설명한다
일류는 어떻게 설명할까?
◆ 협력을 얻고자 할 때
삼류는 해야 할 일을 설명하고
이류는 목적을 설명한다
일류는 무엇을 설명할까?
◆ 의견 대립
삼류는 침묵하고
이류는 상대방에 맞춰서 타협한다
일류는 어떻게 대응할까?
◆ 설득 재료
삼류는 단순하게 제안하고
이류는 주장과 근거를 명확히 한다
일류는 어떻게 제안할까?
◆ 말하기 어려운 것
삼류는 말할 용기가 없고
이류는 정론(正論)을 들이댄다
일류는 어떻게 설명할까?
◆ 논의에 진척이 없을 때
삼류는 나 몰라라 하고
이류는 여러 차례 지론을 설명한다
일류는 무엇을 할까?
◆ 이야기가 어긋날 때
삼류는 어긋나는 것조차 모르고
이류는 상대방의 이해가 부족하다고 생각한다
일류는 어떻게 대처할까?
◆ 데이터를 분석해서 설명한다
삼류는 데이터를 사용하지 않고
이류는 상관관계에 근거해서 설명한다
일류는 무엇을 근거로 설명할까?
◆ 설명하기 어려운 사람
삼류는 위축되어서 설명하지 못하고
이류는 억지로 설명하려고 한다
일류는 어떻게 할까?

Chapter 4 프레젠테이션이나 청중 앞에서의 설명

◆ 설명의 흐름
삼류는 흐름이 뒤죽박죽 꼬이고
이류는 자신이 잘 설명하는 패턴을 구사한다
일류는 어떻게 할까?
◆ 설명 초반에 해야 할 것
삼류는 갑자기 머릿속이 하얘지고
이류는 다짜고짜 설명을 시작한다
일류는 무엇을 할까?
◆ 파워포인트
삼류는 곧바로 만들기 시작하고
이류는 구성을 생각한 후에 만들기 시작한다
일류는 무엇을 생각한 후에 만들기 시작할까?
◆ 조사 결과를 설명한다
삼류는 조사 결과만을 설명하고
이류는 조사 결과를 고찰한다
일류는 무엇을 할까?
◆ 마음을 사로잡는 설명
삼류는 주저리주저리 설명하고
이류는 포인트를 설명한다
일류는 어떻게 말할까?
◆ 전문 용어를 사용하는 방법
삼류는 본인이나 자사밖에 모르는 단어를 사용하고
이류는 공통의 전문 용어를 사용한다
일류는 어떤 용어를 사용할까?
◆ 억양을 살려서 설명한다
삼류는 매가리가 없이 설명하고
이류는 억양을 의식해서 설명한다
일류는 어떻게 설명할까?
◆ 설명의 배달 장소
삼류는 설명하느라 정신이 없고
이류는 듣는 사람의 귓속으로 배달한다
일류는 어디로 설명을 배달할까?
◆ 상품 설명
삼류는 상품에 대한 이해가 없고
이류는 상품의 기능을 설명한다
일류는 무엇을 설명할까?
◆ 질의응답
삼류는 질문을 하면 얼어버리고
이류는 그 자리에서 필사적으로 대답하려고 한다
일류는 어떻게 대처할까?

Chapter 5 원격 및 메일을 통한 설명

◆ 원격의 시작
삼류는 어색한 분위기에 사로잡히고
이류는 다짜고짜 본론부터 시작한다
일류는 어떻게 시작할까?
◆ 설명을 진행하는 방법
삼류는 설명에 진척이 없고
이류는 일방적으로 설명을 진행한다
일류는 어떻게 할까?
◆ 화면을 사용하는 방법
삼류는 구두로만 설명하고
이류는 자료로만 설명한다
일류는 어떻게 할까?
◆ 설명할 때 발생하는 사고와 문제점
삼류는 당황해서 미처 대처하지 못하고
이류는 그 자리에서 해결하려고 한다
일류는 어떻게 대처할까?
◆ 메일로 설명하기
삼류는 긴 메일을 보내고
이류는 짧게 정리한 메일을 보낸다
일류는 어떤 메일을 보낼까?
◆ 항목으로 나눈다
삼류는 그냥 문장으로 설명하고
이류는 평범한 항목으로 나눠서 설명한다
일류는 어떤 항목으로 나눠서 설명할까?

Chapter 6 설명의 일류가 되기 위한 각오

◆ 미래의 설명
삼류는 누구라도 가능한 설명을 하고
이류는 AI라도 가능한 것을 설명한다
일류는 어떤 설명을 할까?
◆ 설명이 전달되지 않을 때
삼류는 안절부절못하기 시작하고
이류는 끝까지 설명을 이어나간다
일류는 어떻게 할까?
◆ 설명 실력
삼류는 설명을 못한다고 생각하고
이류는 설명을 잘한다고 생각한다
일류는 어떻게 생각할까?
◆ 자신에 대한 설명
삼류는 자신에 대해서 잘 모르고
이류는 자신이 어떤 사람인지를 설명한다
일류는 무엇을 설명할까?


끝으로

상대방이 알고 있는 지식의 양을 파악
공통 체험의 수준에 맞춰서 설명한다

누구나 이런 경험이 있을 것이다. 예를 들어 ‘글자 크기를 조금만 더 크게!’라고 부탁했는데, 글자 크기가 전혀 커지지 않았거나 ‘이번 제안서는 평소보다 양을 좀 많게!’라고 부탁했는데, 전혀 많아지지 않았던 적 말이다. 언어에 대한 해석이 항상 상대방과 일치할 수는 없다. 완벽하게 일치하려면 하나에서 열까지 일일이 자세하게 설명해야 한다. 그런데 매번 그러려면 지치고 만다. 가령 자료를 작성해 달라고 부탁하는 경우이다. ‘파워포인트의 슬라이드 사이즈는 세로 19.5cm, 가로 25.4cm로, 장수는 25~30장으로 해주세요. 출력한 자료를 스테이플러로 찍을 때는 왼쪽 구석에서 2cm 정도 떨어진 곳에…’라고 일일이 설명해야 하는데 바삐 일하다 보면 쉬운 일이 아니다. 설명은 부족해도 탈이고 자세해도 탈이다. 적절히 안배하기란 참 어렵다. 그렇다면 어느 정도에서 선을 그어야 할까? 정답은 ‘공통 체험을 기준으로 선을 긋는다.’ 예를 들어 당신은 ‘클라우드형 디지털 마케팅’이라는 용어를 듣고 뭔지 알겠는가? 나는 어떤 것인지 이미지가 딱 떠오르지 않는다. 그런데 떠오르는 사람이 있다. 평소에 클라우드를 이용해서 일을 하는 사람이다. 혹은 클라우딩을 사용해본 적이 있는 사람이다. 과거에 함께 일했던 적이 있는 사람이라면 ‘글자 크기를 작게’라는 말 한마디만으로도 요구 사항이 잘 전달되지만 함께 일했던 적이 없는 사람은 그렇지 않다. 흥미로운 점은 ‘같은 회사라서 전달이 잘된다’, ‘동종 업계라서 전달이 잘된다’가 아니라는 것이다. 공통 체험이 있어야 잘 전달되고 공통 체험이 없으면 잘 전달되지 않는다.

설명이란 알기 쉽게 해명(解明)하는 것
누구에게 해명할 것인가? 바로 ‘상대방’
상대방에 따라서 전달 방법을 바꾼다

갑작스럽지만 질문을 하나 하겠다. 인터넷 검색창에 ‘결론부터 말한다’를 치면 몇 건의 기사가 검색될 것 같은가? 정답은 약 1,000만 건이다. ‘프레젠테이션을 잘하게 된다’가 약 600만 건, ‘상대방의 마음을 움직이는 대화법’이 약 400만 건이 나온다. 얼마나 많은 사람들이 ‘결론부터 말하고 싶어 하는지’를 엿볼 수 있다. 실제로 장황하게 설명하는 것보다 결론부터 명확하게 말하는 편이 이해하기 쉽다. 그런데 결론부터 말하는 것이 정말로 좋은 설명 방법일까? 상사에게 ‘지난번에 부탁한 자료는 다 되었나?’라는 질문을 받았다면 ‘다 되었습니다’ 또는 ‘아직입니다’라고 결론부터 말할 필요가 있다. 매출 달성에 관한 질문을 받았을 때도 ‘현재는 ??입니다’라고 결론부터 전달해야 한다. 그런데 만일 부하 직원에게 갑자기 ‘내일부터 오후 3시에 퇴근하겠습니다’라는 말을 듣는다면 어떻겠는가? 갑자기 이런 말을 듣는다면 곤란하기 짝이 없을 것이다. 결론보다는 그런 말을 하게 된 배경이나 이유에 대해서 듣고 싶을 것이다. 즉 설명 방법은 상황에 따라서 달라진다. 사람은 자신이 듣고 싶은 것만 들으려는 습성이 있다. 그것이 본성이다. 불필요한 정보를 머릿속에 많이 저장하면 정작 살아가는 데 필요한 중요한 정보를 놓칠 수 있기 때문이다. 그렇다면 일류는 설명할 때 무엇부터 시작할까? 일단 일류는 상대방의 머릿속을 상상하기 시작한다. 예를 들어 매출 달성 상황, 비즈니스 상담 결과, 의뢰한 일의 진척 상황 등… ‘예, 아니오’가 확실한 것은 결론부터 듣고 싶을 것이다. 이와 반대로 전제나 배경에 대한 설명이 필요한 것은 결론보다는 세부 사항부터 듣고 싶을 것이다. 평소에 ‘결론은?’이 입버릇인 사람에게는 결론부터 말하고, ‘근거는?’이 입버릇인 사람에게는 근거부터 제시하고 그다음에 결론을 말한다.

상대방의 요구를 듣는 것은 정화와 같은 행위
이와 반대로 듣지 않는 것은 봉쇄하는 행위
일류는 항상 상대방의 존재가 먼저(base)다

어서티브(assertive)하게 설명한다. 어서티브란 자신의 의견을 무리하게 관철시키는 것이 아니라 상대방의 의견을 존중하면서 솔직하게 자기주장을 펴는 것을 말한다. 일단 상대방의 요구를 자세하게 듣는다. “내일까지 완성해야 하는군요. 그런 이유가 있었군요. 그렇다면 서두를 수밖에 없지요.” 그런 후에 자신의 주장을 편다. “대단히 죄송합니다. 가능하다면 어떡해서든 하고 싶지만 내일까지 스케줄이 꽉 차서 매우 힘든 상황입니다.” 만일 대안이 있다면… “내일까지는 어렵지만 다음 주 월요일까지라면 가능합니다”라고 말한다. 고객에게 억지에 가까운 불만을 들은 경우에는 ‘규약이 그렇게 정해져 있다’라고 말하면 고객은 ‘당신하고는 이야기가 안 통한다. 더 높은 사람을 데려오라’고 불같이 화를 낼 것이다. 정론을 들이대면 싸움으로 번지기 쉽다. 그렇게 되지 않으려면 스타트 포지션(start position), 즉 대화를 어떻게 시작할지가 매우 중요하다. 일단 두 가지 ‘시선’을 준비한다. 첫 번째는 상대방의 시선, 다른 하나는 자신의 시선이다. 처음에는 관심을 끌기 위해 상대방의 시선에서 상대방의 요구를 대화 주제로 삼는다. 그런 후에 마음을 다듬어서 자신의 시선에서 자신의 주장을 대화의 테이블에 올린다. 이렇게 하면 카타르시스 효과가 나타난다. 카타르시스란 심리학에서 말하는 ‘정화(淨化)’다. 간단하게 말하자면 ‘쌓인 것을 제거하는 것’이다.

변화를 통해서 설명을 재미있게 만든다
이것이 이야기의 몰입도를 높이는
가장 중요한 포인트

평소에 나누는 대화에서도 ‘이 사람은 설명을 참 잘한다’라고 느껴지는 상대가 있다. 예를 들어 최근에 관람한 영화에 대한 이야기를 듣고서 ‘보러 가고 싶다’는 욕구가 생기는 반면에 ‘그런 영화구나’ 하고 아무런 감흥 없이 끝나는 경우도 있다. 1분 정도로 짧은 시간임에도 불구하고 재미있게 이야기하는 사람은 대개 프레젠테이션도 잘한다. 왜냐하면 상대방의 마음을 사로 잡는 방법이 습관처럼 몸에 배어 있기 때문이다. ‘나는 상대방의 마음을 사로잡는 설명은 못해…’라고 생각할지도 모르겠다. 하지만 결코 어렵지 않다. 방법만 알면 간단하다. 예전부터 이야기를 전달하는 방법으로 ‘기승전결(起承轉結)’이라는 것이 있다. 당신도 한 번쯤 들어봤을 것이다. 이와 비슷한 것으로 일본 무악에는 ‘조하큐(序破急, 느림 가속 결말)’라는 것이 있고 영화 극본에는 ‘영웅의 여정’이라는 이론이 있다. 영웅이 위기에 처했다가 대역전을 펼치는 구성이다. 이것들의 공통점은 무엇일까? 바로 초반에 ‘사건이 일어난다는 점’이다. ‘헉!’, ‘뭐야?’, ‘말도 안 돼!’, ‘저래도 괜찮아?’ 등 가슴이 철렁 내려앉고 손에 땀을 쥐게 하는 사건이 일어나는 것이다. 이것이 바로 상대방의 마음을 사로잡는 착화 장치가 된다. 해피엔딩은 사건이 일어났기에 재미있는 것이다. 2017년에 대히트를 친 〈기적: 그날의 소비토〉라는 일본 영화가 있다. GreeeeN라는 밴드의 실화를 바탕으로 만들어진 영화다. 이 영화를 예로 들어 보겠다. “혹시 GreeeeN라는 밴드 알아? 그 밴드의 실화를 소재로 만든 영화야. 형제가 밴드를 하는데 아버지가 반대를 심하게 하지. 게다가 동생은 치과대학에 붙은 상태다. 그래서 아버지한테 무슨 일이 있어도 들키면 안 되는 거야. 그래서 형제가 어떻게 했는지 알아? (여기서 사건이 일어난다) 전대미문의 얼굴 없는 밴드로 데뷔를 한 거야. 그랬더니 그때부터 기적이 일어나는데….”
이런 식으로 도중에 사건을 언급한다. 그러면 듣는 사람의 몰입도는 단숨에 높아진다.

저자 : 기류 미노루
桐生 稔
주식회사 모티베이션 & 커뮤니케이션 대표이사
일본능력개발추진협회 정신심리 카운슬러
일본능력개발추진협회 상급심리 카운슬러
일반사단법인 일본음향진단협회 음성심리사

1978년 출생. 일본 니가타현 토오카마치시(新潟? 十日町市) 출신으로 2002년 일본 전역에 1200개 지점을 운영하는 대형 파견회사에 입사하였다. 영업 부진으로 입사 3개월 만에 좌천당함. 이를 계기로 심기일전하여 매출 달성률 NO.1을 기록함. 이후 음악스쿨로 전직하여 사업 부장으로 근무함. 2017년 사회인을 대상으로 ‘상대방에게 잘 전달하는 말하기 방법’을 교육하겠다는 목표로 주식회사 모티베이션 & 커뮤니케이션을 설립함. 현재 일본 전역을 오가며 연간 2000회에 달하는 말하기 방법 세미나와 연수를 개최함. 구체적이면서도 알기 쉬운 말하기 방법이 호평을 받으며 일본 닛케이신문, 프레지던트, 도요케자이 ON LINE, YAHOO! 뉴스에 개제됨. ‘설명의 하수에서 벗어나자! 30초 만에 전해지는 핀 포인트 토크’, ‘3초 만에 머릿속을 정리한다! 논리 대화법’ 등 수많은 히트 세미나를 진행함.

〈저서〉
《10초 만에 쓱 전달되는 말하기 방법(10秒でズバッと?わる話し方)》
《잡담의 일류, 이류, 삼류(?談の一流、二流、三流)》
《30초 만에 전달하는 모든 기술(30秒で?える全技術)》

역자 : 이지현
이화여자대학교 의류직물학과를 졸업하고 일본 여자대학교로 교환 유학을 다녀왔다. 이화여자대학교 통번역대학원 한일번역과를 졸업했다. 현재 엔터스코리아 일본어 번역가로 활동 중이다.
주요 역서로는 《영업의 일류, 이류, 삼류》 《영업의 신 100법칙》 《접객의 일류, 이류, 삼류》 《100일을 디자인하라》 《스틸》 《부자의 관점》 《세상의 이치를 터놓고 말하다》 《WIN의 거듭제곱》 《하루 커피 세잔》 《인생에서 가장 소중한 것은 서점에 있다》 등의 다수가 있다.